GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Check 2026
Prüfen Sie in wenigen Minuten, wie nachvollziehbar Ihre Prozesse für E-Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD und digitale Archivierung bereits dokumentiert sind und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Der GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Check 2026 bewertet zentrale Bereiche Ihrer digitalen Rechnungsverarbeitung: Eingangskanäle, Formate, Prüfung, Freigabe, Archivierung, Systeme, Zuständigkeiten und Aktualisierungsprozesse.
Sie erhalten eine verständliche Ersteinschätzung Ihres Dokumentationsstands sowie konkrete Hinweise, welche Prozesse für eine belastbare Verfahrensdokumentation geprüft oder ergänzt werden sollten.
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So interpretieren Sie das Ergebnis des GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Checks
Der Check zeigt Ihnen, wie strukturiert Ihre digitalen Rechnungsprozesse nach Ihren Angaben bereits dokumentiert sind. Bewertet werden insbesondere Empfang, Prüfung, Freigabe, Archivierung, Zuständigkeiten und die Aktualität Ihrer Prozessbeschreibung.
Das Ergebnis unterscheidet zwischen einer guten Ausgangslage, Handlungsbedarf und erhöhtem Handlungsbedarf. Je niedriger der ausgewiesene Reifegrad, desto wichtiger ist es, die tatsächlichen Abläufe und die vorhandene Dokumentation zeitnah miteinander abzugleichen.
Was die Einschätzung zum Dokumentationsstand bedeutet
Gute Ausgangslage
Eine gute Ausgangslage spricht dafür, dass wesentliche Abläufe bereits nachvollziehbar geregelt sind. Dennoch sollte die Dokumentation regelmäßig geprüft und bei neuen Systemen, Schnittstellen oder Zuständigkeiten aktualisiert werden.
Handlungsbedarf
Handlungsbedarf bedeutet, dass einzelne Prozessschritte noch nicht vollständig dokumentiert oder sicher geprüft sind. Häufig betrifft dies die Archivierung strukturierter Daten, Freigaberegeln oder die Wiederauffindbarkeit digitaler Rechnungen.
Erhöhter Handlungsbedarf
Erhöhter Handlungsbedarf liegt nahe, wenn mehrere grundlegende Punkte unklar sind, etwa Eingangskanäle, Rechnungsformate, Zuständigkeiten oder die Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten. In diesem Fall sollte der Prozess zeitnah fachlich überprüft werden.
Warum Archivierung und Formatprüfung entscheidend sind
Bei E-Rechnungen ist nicht allein die sichtbare Darstellung entscheidend. Maßgeblich ist insbesondere der strukturierte Datensatz, der verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden muss. Bei einer XRechnung betrifft dies die strukturierten Rechnungsdaten; bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD kann zusätzlich der PDF-Teil relevant sein, wenn er steuerlich bedeutsame Zusatzinformationen enthält.
Das Tool prüft daher, ob Ihr Unternehmen strukturierte Daten zuverlässig archiviert, verwendete Formate dokumentiert und Rechnungen später wiederauffindbar bereitstellen kann.
Welche Angaben und Unterlagen Sie vorbereiten sollten
Für eine belastbare Verfahrensdokumentation sollten insbesondere folgende Informationen vorliegen:
- Eingangskanäle und verarbeitete E-Rechnungsformate
- Prüf-, Freigabe- und Zahlungsprozesse
- Regelungen zur Archivierung strukturierter Rechnungsdaten
- eingesetzte Buchhaltungs-, Archiv- und Schnittstellensysteme
- Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Kontrollverantwortung
- Aktualisierungsprozesse bei technischen oder organisatorischen Änderungen
Entscheidend ist, dass die Dokumentation den tatsächlichen Ablauf im Unternehmen abbildet und nicht lediglich einen theoretischen Idealprozess beschreibt.
Typische Fehler bei der Verfahrensdokumentation für E-Rechnungen
Häufig gehen Unternehmen davon aus, dass eine digitale Ablage automatisch ausreicht. Problematisch kann insbesondere sein, wenn nur eine sichtbare PDF-Datei gespeichert wird, der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung jedoch nicht zuverlässig erhalten bleibt.
Weitere typische Schwachstellen sind unklare Zuständigkeiten, fehlende Freigaberegeln, nicht dokumentierte Systemwechsel und die Annahme, eine technische Validierung ersetze die inhaltliche Rechnungsprüfung.
Wann Sie LKM einschalten sollten
Eine fachliche Prüfung ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Systeme oder Schnittstellen eingesetzt werden, strukturierte Rechnungsdaten nicht sicher archiviert werden, Ihre Dokumentation veraltet ist oder das Tool erhöhten Handlungsbedarf ausweist.
LKM unterstützt Unternehmen bei der Finanzbuchhaltung, der digitalen Prozessorganisation, der präventiven Compliance-Beratung und bei Fragen im Zusammenhang mit Prüfungen und Behördenverfahren.
So nutzen Sie den GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Check optimal
Beantworten Sie die Fragen anhand Ihrer tatsächlichen Abläufe und nutzen Sie das Ergebnis als Ausgangspunkt für die interne Prüfung Ihrer Dokumentation. Besonders wichtig sind Hinweise zu Archivierung, Zuständigkeiten und Systemänderungen.
Der Check liefert eine erste Orientierung und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
Häufige Fragen zum GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Check 2026
Ist das Ergebnis des Tools verbindlich?
Nein. Das Tool liefert eine strukturierte Ersteinschätzung auf Basis Ihrer Angaben. Die abschließende Einordnung hängt von Ihren tatsächlichen Prozessen und Systemen ab.
Reicht es aus, E-Rechnungen als PDF zu speichern?
Bei strukturierten E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datenteil relevant. Eine reine PDF-Ablage kann daher unzureichend sein.
Was bedeutet ein niedriger Reifegrad?
Ein niedriger Reifegrad weist darauf hin, dass mehrere wichtige Dokumentations- oder Prozessfragen offen sind und geprüft werden sollten.
Ersetzt eine Validierungssoftware die Rechnungsprüfung?
Nein. Eine technische Validierung kann unterstützen, ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung einer Rechnung.
Fazit: Dokumentationslücken frühzeitig erkennen
Der GoBD-E-Rechnungs-Verfahrensdokumentations-Check 2026 hilft Ihnen dabei, digitale Rechnungsprozesse strukturiert einzuordnen und mögliche Lücken bei Archivierung, Verantwortlichkeiten und Verfahrensbeschreibung frühzeitig sichtbar zu machen.
Wenn Ihr Ergebnis auf Handlungsbedarf hinweist, unterstützt LKM Sie dabei, Ihre Prozesse nachvollziehbar und praxisgerecht zu organisieren.
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